1) Neden Dijital Kayıt?
Çalışma süresi, puantaj, bordro, izin ve fazla mesai süreçleri “dağınık” yönetildiğinde aynı olay için farklı kayıtlar oluşur. Dijital sistemler bu dağınıklığı azaltır ve izlenebilirlik sağlar.
2) Dijital Kayıtları Güçlü Yapan Unsurlar
- Log kayıtları: Kim, neyi, ne zaman yaptı?
- Zaman damgası: Talep/onay tarihi ve saatinin görünmesi
- Yetkilendirme: Herkes her şeyi değiştiremesin
- Sürüm kontrolü: Tek doğru kayıt kaynağı (single source)
- Veri bütünlüğü: Sonradan sessiz değişiklik yapılamaması
3) Denetimde Dijital Kayıtların Avantajı
Denetimlerde aranan şey “tutarlılık”tır. Dijital kayıtlar; puantaj–izin–bordro uyumunu
kolayca gösterebildiği için açıklama gücünü artırır.
- Hızlı raporlama (ay/kişi/şube bazlı)
- İmzalı/Onaylı çıktı üretimi
- Eksik gün ve izin kayıtlarının geri izlenebilirliği
4) Davada Dijital Kayıtların Etkisi
İşçilik alacakları davalarında ispat tartışması çoğu zaman kayıt üzerinden yürür. Dijital sistemde log ve zaman damgası bulunan kayıtlar, “sonradan düzenlendi” iddiasını zayıflatır.
Risk: Logu olmayan, herkesin değiştirebildiği Excel/tablolar dijital görünse bile delil gücü zayıflayabilir.
5) Hangi Süreçler Dijitalleşmeli?
| Süreç | Dijital kazanç | Not |
|---|---|---|
| Puantaj / Çalışma süresi | Tek kaynak, filtreleme, raporlama | Vardiya planı ile entegre olmalı |
| İzin yönetimi | Onay akışı + bakiye takibi | İzin formu/çıktı üretimi olmalı |
| Fazla mesai onayı | Yazılı onay + tarihçe | Talep ve onay ayrı kayıt olmalı |
| Arşiv | Hızlı erişim + bulunabilirlik | Ay/çalışan bazlı düzen |
6) Sık Yapılan Dijital Hata Örnekleri
- Yetkisiz kişilerin kayıtları değiştirmesi
- Log tutmayan sistem kullanımı
- Birden fazla dosyada aynı ayın puantajı (sürüm karmaşası)
- Onay akışı yok; sadece “liste” var
- İzin–puantaj–bordro uyumsuzluğu
7) Pratik Kontrol Listesi
- Tek puantaj kaynağı var mı?
- İzin talep ve onayları kayıtlı mı?
- Fazla mesai onayı yazılı/dijital var mı?
- Log ve zaman damgası tutuluyor mu?
- Bordro–puantaj–izin ay sonu kontrol ediliyor mu?
- Arşiv yapısı ay/çalışan bazlı mı?
8) Sık Sorulan Sorular
Dijital kayıtlar mahkemede kesin kabul edilir mi?
Genellikle güçlü delildir; özellikle log ve zaman damgası varsa ispat gücü artar.
Excel dijital sayılır mı?
Dijitaldir ama log/yetki/sürüm kontrolü yoksa delil gücü zayıflayabilir.