1) Hizmet Nedir? Kimler İçin Uygun?
Bordro Kontrol ve İK Destek Hizmetleri; işletmenizin bordro/SGK/puantaj/özlük süreçlerini düzenli olarak kontrol edip hataları tespit ederek düzeltme planı çıkaran, aynı zamanda İK operasyonunda sahaya inen bir destek modelidir. Amaç; hata ve maliyetleri azaltmak, çalışan memnuniyetini artırmak ve denetim riskini düşürmektir.
Kimler için ideal?
- İK departmanı olan ama kontrol mekanizması zayıf firmalar
- Bordro/muhasebe dışarıda olup içeride doğrulama ihtiyacı olanlar
- Vardiyalı/çoklu vardiya yapısı olan üretim & lojistik işletmeleri
- Hızlı büyüyen ve personel sayısı artan şirketler
- Denetim yaşayan veya denetime hazırlanmak isteyen işletmeler
En sık yaşanan problemler
- Fazla mesai hesap hataları / vardiya çarpan karmaşası
- İzinlerin puantaja yansımaması / eksik kayıtlama
- Yanlış SGK matrahı / eksik gün bildirimi hataları
- Prim/ikramiye/avans/icra kesinti uyuşmazlıkları
- Özlük dosyası eksikleri (iş sözleşmesi, taahhüt, imzalı formlar)
- Denetimde istenen evrakların dağınık olması
2) Detaylı Kapsam (Modül Modül)
Hizmet, tek kalıp değildir. Çalışan sayısı, vardiya düzeni ve mevcut sistem (Excel, ERP, bordro yazılımı, outsource) durumuna göre modüler kurulur. Aşağıdaki modüller “kontrol + raporlama + düzeltme önerisi” mantığıyla çalışır.
A) Puantaj & Vardiya Doğrulama
Günlük/haftalık puantaj verileri ile vardiya planı, PDKS/turnike, amir onayı ve bordro uyumu kontrol edilir.
- PDKS kayıt tutarlılığı (giriş-çıkış)
- Vardiya çakışmaları / eksik girişler
- Geç kalma/erken çıkma politikası kontrolü
- Resmi tatil & bayram çalışma doğrulaması
B) Fazla Mesai Kontrolü
Fazla mesai sınırları, onay akışı, puantaj kaynaklı hesap doğruluğu ve ücret yansıması kontrol edilir.
- Yüzde zamlı mesai oranlarının kontrolü
- Haftalık çalışma süresi uyumu
- Yemek/molalar ve fiili süre doğrulaması
- Mesai onay formu / imza düzeni
C) İzin Yönetimi & Kayıt Düzeni
Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni, raporlar ve bordroya yansıma doğrulanır.
- Yıllık izin hakediş & bakiye kontrolü
- İzin formu / amir onayı kontrolü
- Rapor (istirahat) ve SGK bildirimi uyumu
- Eksik gün neden kodları kontrolü
D) Bordro Hesaplama Kontrolleri (Net-Brüt Uyum)
Bordro; personel kartı, ücret/prim bilgisi, kesinti/avans/icra, yan haklar ve matrahlar açısından sistematik kontrol edilir.
- Ücret tipi (saatlik/aylık) doğruluğu
- Prim/ikramiye yansıması ve dönem doğruluğu
- Avans / icra / nafaka kesintileri kontrolü
- Yol-yemek-yan hakların bordro yansıması
- Net ödeme ve banka listesi tutarlılığı
E) SGK & Bildirge Kontrolleri
SGK prim gün sayıları, kazançlar, eksik günler, teşvikler ve bildirim doğruluğu kontrol edilir.
- Prim gün sayısı / eksik gün tutarlılığı
- SGK matrah kontrolü (taban-tavan yakın izleme)
- Eksik gün belgeleri & kodlarının uyumu
- Teşvik uygunluğu (varsa) kontrol ve uyarılar
- İşe giriş-çıkış zamanlaması & belge düzeni
F) Özlük Dosyası, Evrak ve Süreç Standardı
Denetimde en çok sorun yaratan alan: evrak düzeni. Özlük dosyaları, standart klasör yapısı, kontrol listeleri ve eksik evrak raporu ile toparlanır.
Zorunlu Evraklar
- İş sözleşmesi / taahhütler
- KVKK aydınlatma / açık rıza
- İzin formları / onay akışları
- Mesai onayları / vardiya belgeleri
Değişiklik & Bildirim
- Ücret/pozisyon değişikliği formları
- Görev tanımı & zimmet
- Disiplin süreç kayıtları (varsa)
- İbraname/teslim-tesellüm (uygunsa)
Denetim Hazırlığı
- Dosya indeksleme sistemi
- Evrak eksik listesi raporu
- Kontrol checklist’leri
- Mevzuat uyum notları
Önemli: Bu hizmet “tek seferlik danışmanlık” gibi değil; düzenli kontrol mekanizması kurduğu için zamanla hataları minimize eder. İsterseniz sadece kontrol & rapor, isterseniz kontrol + operasyonel destek modeli yapılır.
3) Uygulama Süreci (Adım Adım)
Uygulama süreci; sizin mevcut sisteminizle uyumlu şekilde planlanır. Ama temel mantık hep aynıdır: veriyi toplarız → doğrularız → raporlarız → iyileştiririz → düzeni standartlaştırırız.
| Aşama | Ne yapıyoruz? | Çıktı |
|---|---|---|
| 1. Ön Analiz Mevcut sistem taraması |
Çalışan sayısı, vardiya yapısı, bordro sistemi, puantaj kaynağı, evrak düzeni incelenir. | Durum raporu + ihtiyaç haritası |
| 2. Kontrol Seti Kurulumu Kontrol şablonları |
Puantaj/izin/mesai/bordro/SGK için kontrol listeleri, standartlar ve rapor formatları oluşturulur. | Checklist + rapor şablonları |
| 3. Aylık Kontrol Döngüsü Rutin kontrol |
Her ay bordro kapanışından önce ve/veya sonra veriler kontrol edilir, hatalar raporlanır. | Aylık kontrol raporu + düzeltme listesi |
| 4. İyileştirme Kök neden |
Tekrarlayan hataların kaynağı bulunur (PDKS, insan hatası, süreç eksikliği) ve çözüm planı uygulanır. | İyileştirme planı + süreç standardı |
| 5. Denetim Hazırlığı Uyum & evrak |
Özlük dosyası eksikleri, izin/mesai belgeleri, SGK evrak düzeni kontrol edilerek denetime hazır hale getirilir. | Denetim checklist’i + evrak eksik raporu |
SLA / Çalışma Prensibi
Hizmet düzeni; ihtiyaca göre haftalık veya aylık akışla çalışır.
- Aylık kontrol raporu: belirlenen tarihlerde
- Acil durum desteği: kritik hatalarda hızlı bildirim
- Raporlama: yönetici özet + detay ekler
- Gizlilik: personel verileri KVKK hassasiyetiyle ele alınır
İşletmenin Sorumlulukları
Hızlı ilerlemek için bazı bilgiler düzenli paylaşılır.
- PDKS/puantaj çıktıları (aylık/haftalık)
- İzin & rapor listeleri
- Prim/ikramiye/avans/icra listeleri
- İşe giriş-çıkış bilgileri
- Mevcut bordro çıktısı (kontrol için)
4) Çıktılar & Raporlar (Müşterinin Elinde Ne Kalır?)
Hizmet sonunda “laf” değil; doküman, rapor, tablo, kontrol listesi kalır. Bu çıktılar; bordro kapanışını hızlandırır, denetimde elinizi güçlendirir.
Aylık Bordro Kontrol Raporu
Hata türleri, kişi bazlı/alan bazlı sapmalar, önerilen düzeltmeler.
- Ücret/mesai/izin sapma listeleri
- Kesinti/avans/icra uyum kontrolleri
- Banka ödeme listesi doğrulama notları
SGK Uyum & Eksik Gün Raporu
Eksik gün kodları, belge uyumu, bildirge riskleri ve uyarılar.
- Eksik gün nedenleri kontrolü
- Matrah sapma analizi
- İşe giriş-çıkış zamanlama kontrolü
Puantaj & Vardiya Tutarlılık Raporu
PDKS - vardiya - bordro arasındaki tutarsızlıkların listesi.
- Eksik giriş/çıkış
- Çakışan vardiyalar
- Resmi tatil çalışma doğrulaması
Yönetici Özeti (Tek Sayfa)
Üst yönetim “detay” değil, sonuç ister. Bu bölümde; toplam maliyet, sapma, risk alanları ve aksiyonlar tek sayfada özetlenir.
5) Risk Alanları & Denetim Hazırlığı (Gerçek Hayat)
Denetimde sorun çıkaran yerler genelde bellidir: eksik evrak, izin/mesai kayıt tutarsızlığı, SGK bildirim hatası, personel dosyası dağınıklığı. Biz bu alanları “risk haritası” gibi ele alırız.
Denetimde Sık Sorulan Başlıklar
- Çalışma süreleri, fazla mesai onayları ve kayıt düzeni
- Yıllık izin defteri / izin kayıtları ve belgeler
- Özlük dosyası tamlığı (sözleşmeler, formlar)
- SGK eksik gün belgeleri, raporlar, ücretsiz izinler
- Ücret bordroları ve ödeme kanıtları
Risk Azaltma Modelimiz
- Önce “mevcut durum” tespiti
- Sonra “standart” kurulumu (şablon/checklist)
- Ardından “rutin kontrol” ile sürdürülebilir disiplin
- Tekrarlayan hatalarda kök neden & süreç iyileştirme
Şirketinizde Bordro Hatası “Sıfır”a Yakın Olsun
İsterseniz sadece kontrol, isterseniz kontrol + İK operasyon desteği. Kapsama göre fiyatlar görüşülür.
6) Paketler & Fiyatlandırma (Fiyatlar Görüşülür)
Bordro ve İK destek hizmetleri “tek fiyat” değildir. Çünkü işin yükünü belirleyen şey; çalışan sayısı, vardiya, işe giriş-çıkış yoğunluğu, kullanılan sistem ve kapsamdır. Bu yüzden fiyatlar görüşülerek belirlenir. Aşağıdaki paketler, kapsamı netleştirmeniz için örnek şablondur.
1) Kontrol & Rapor Paketi
Bordroyu siz hazırlarsınız / hazırlatırsınız. Biz kontrol eder, raporlarız.
- Puantaj + izin + mesai uyum kontrolü
- Bordro kapanış öncesi kontrol listesi
- Aylık hata/sapma raporu
- SGK bildirge kontrol uyarıları
2) Kontrol + İK Operasyon Desteği
Kontrolün yanında izin/puantaj/özlük düzeninde operasyonel destek sağlanır.
- İzin süreç akışı kurulumu ve formlar
- Özlük dosyası indeksleme ve eksik evrak raporu
- İşe giriş-çıkış süreç desteği
- Denetim hazırlığı checklist’leri
3) Tam Dış Kaynak Bordro & İK Destek
Uçtan uca sistem: kontrol + operasyon + raporlama + iyileştirme.
- Aylık çalışma takvimi & SLA
- Düzenli yönetici raporu
- Standart dokümantasyon seti
- Denetim süreç rehberliği
4) Denetim Hazırlık & Toparlama (Proje Bazlı)
Denetime yakın zamanda dosya/evrak/uyum toparlama, risk azaltma.
- Özlük dosyası eksik taraması
- İzin/mesai kayıt standardı
- SGK eksik gün belgeleri düzeni
- Hızlı risk raporu + aksiyon planı
7) Sık Sorulan Sorular
Aşağıdaki sorular, en çok gelen sorulardır. Daha detay için iletişime geçebilirsiniz.
Bu hizmet bordro hazırlamak mı, denetlemek mi?
İhtiyaca göre iki model var: (1) Siz hazırlarsınız/outsourcing yaparsınız, biz kontrol ederiz. (2) Kontrol + operasyonel destek ile süreçte aktif rol alırız.
Hangi yazılımlarla çalışıyorsunuz?
Excel tabanlı sistemlerden bordro programlarına ve ERP/PDKS yapısına kadar farklı kaynaklarla çalışılır. Önemli olan verinin düzenli ve doğrulanabilir olmasıdır.
Çalışan sayısı az olan firmalara da uygun mu?
Evet. Özellikle küçük işletmelerde bordro/SGK hataları daha sık görülür. Kapsam sadeleştirilerek uygun model oluşturulur.
Fiyat neden net yazmıyorsunuz?
Çünkü gerçek maliyet; çalışan sayısı, vardiya yapısı, bordro karmaşıklığı, raporlama ihtiyacı ve hizmet kapsamıyla değişir. Net fiyatı yanlış söylemek yerine, doğru kapsam çıkarıp teklif veririz.
Denetim geldiğinde ne yapıyorsunuz?
Denetim öncesi evrak düzeni, kontrol listeleri ve risk alanları raporlanır. Denetim sürecinde ise istenen belgelerin hazırlanması ve süreç yönetimi için rehberlik sağlanır.
8) Teklif & Bilgi Talep Formu
Aşağıdaki kısa formu doldurun. Çalışan sayınız, vardiya yapınız ve istediğiniz kapsam üzerinden size uygun bir paket ve fiyatlandırmayı paylaşalım. Fiyatlar görüşülür (kapsama göre netleşir).
Hızlı Teklif Formu
Form entegrasyonunu istersen FormSubmit / WhatsApp / Mail yönlendirme ile kurarız.
Hızlı Notlar
Teklif görüşmesinde genellikle şu soruları sorarız:
- PDKS/puantaj verisi nasıl geliyor?
- Bordro kimde hazırlanıyor (içeride/dışarıda)?
- Prim/ikramiye/avans/icra süreci var mı?
- Özlük dosyası düzeni mevcut mu?
- Denetim geçmişi veya yaklaşan denetim var mı?