Personel Sistem Kurulumu & Özlük İşleri Yönetimi

Üretim / Lojistik / Hizmet işletmeleri

Vardiya, fazla mesai, devamsızlık ve izin yönetimi yoğun olan yapılarda; puantaj kuralları ve özlük standardı “olmazsa olmaz”dır.

Hızlı büyüyen KOBİ’ler

10 kişiden 60 kişiye çıkınca “dosya dolabı” yetmez; işe giriş–çıkış, zimmet, formlar, şablonlar ve görev tanımları şart olur.

Denetim / uyuşmazlık riski yaşayanlar

Fazla mesai, izin, devamsızlık, fesih süreçleri ve ispat yükü… Kayıtlar dağınıksa risk büyür. Sistem kurulur, kayıt disiplini oturur.

1) Özlük Dosyası Standardı (Fiziksel + Dijital)

Özlük dosyasını “kâğıt yığını” olmaktan çıkarır, denetlenebilir ve izlenebilir hale getiririz.

• ✓
  Özlük dosyası klasör sistemi (işe giriş / sözleşme / KVKK / eğitim / disiplin / izin / çıkış) net ayrım.
• ✓
  Belge listesi (kontrol çizelgesi) her personel için “eksik var mı?” tek bakışta görünür.
• ✓
  Dijital arşiv kuralı dosya adlandırma standardı (TCKN-adsoyad-tarih-belge türü) ve versiyon mantığı.
• ✓
  Saklama süreleri & erişim yetkisi KVKK’ya uygun yetkilendirme, kim neyi görür/indirebilir.

2) İşe Giriş Süreci (Onboarding) – Evrak, Zaman, Sorumlu

İşe girişte “son dakika panik” biter. Süreç adımları, sorumlular ve süreler netleşir.

• ✓
  İşe giriş evrak paketi (formlar, taahhütler, KVKK aydınlatma, zimmet şablonları).
• ✓
  Görev tanımı & oryantasyon planı ilk gün–ilk hafta–ilk ay kontrol listesi.
• ✓
  Vardiya / kart basım / giriş yetkileri hangi tarihte kim tanımlar? gecikme önlenir.
• ✓
  Deneme süresi ve performans takip çerçevesi ölçüt, ara görüşme, kayıt disiplini.

3) Puantaj Sistemi (Vardiya, Devam, Fazla Mesai)

Puantaj “excel doldurmak” değildir; bordronun doğruluğu ve iş uyuşmazlıklarında ispat temelidir.

• ✓
  Vardiya kurgusu (tek vardiya/çift vardiya/3 vardiya) kurallar ve istisnalar.
• ✓
  Giriş–çıkış kayıtları turnike/PDKS/veri aktarımı; gecikme ve eksik kayıt senaryosu.
• ✓
  Fazla mesai onay mekanizması “kim, ne zaman, hangi gerekçeyle” onaylar; yazılı kayıt.
• ✓
  Devamsızlık & tutanak düzeni çağrı, ihtar, tutanak, iletişim kayıtları ve zaman çizelgesi.
• ✓
  Resmi tatil / hafta tatili çalıştırma planı, ücretlendirme kuralı ve kayıt standardı.

4) İzin Yönetimi (Yıllık, Ücretsiz, Rapor, Mazeret)

İzin yönetimi doğru kurulmazsa; hem maliyet, hem risk, hem de iç huzur bozulur. Kuralları baştan netleştiririz.

• ✓
  Yıllık izin hakediş kurgusu kıdem, hakediş tarihi, devreden izin kuralı.
• ✓
  İzin formu + onay akışı (talep → amir → İK) dijital/ıslak imza seçenekleri.
• ✓
  Rapor (istirahat) yönetimi rapor bildirimleri, puantaj/SGK etkisi, takip listesi.
• ✓
  Ücretsiz izin / mazeret hangi durumda uygulanır, yazılı kayıt, süre ve onay standartları.

5) Bordro Ön Hazırlık (Kontrol Listeleri ile)

Bordroyu siz yapıyor olsanız bile; doğru veri akışı kurulmazsa bordro hatası kaçınılmazdır.

• ✓
  Aylık bordro hazırlık checklist puantaj kapanış tarihi, onay, veri teslimi, kontrol kalemleri.
• ✓
  Ücret kalemleri standardı prim, yol, yemek, avans, kesinti, icra vb. tanım ve belgeler.
• ✓
  İcra/nafaka/avans süreçleri yazıların takibi, kesinti planı, bilgilendirme ve dosyalama.
• ✓
  Vardiya/mesai kaynaklı sapmalar beklenmeyen artışları raporda yakalama.

6) İşten Çıkış Süreci (Exit) – Evrak, Zimmet, Teslim

Çıkış süreci düzgün değilse; sonradan büyüyen uyuşmazlıkların çoğu buradan çıkar.

• ✓
  Çıkış kontrol listesi zimmet iadesi, teslim, hesap kapanış, işyeri demirbaşları.
• ✓
  İbraname / teslim tutanağı sahaya uygun şablonlar ve dosyalama standardı.
• ✓
  SGK çıkış bildirim akışı süreler, kod doğruluğu, iç onay ve kayıt disiplini.
• ✓
  Çıkış görüşmesi & kayıt opsiyonel: neden analizi ve tekrar risklerini azaltma.

7) KVKK Uyumlu Personel Veri Yönetimi

Personel verisi, işletmenin en hassas verisidir. Yetkisiz erişim ve yanlış saklama büyük risk doğurur.

• ✓
  Aydınlatma metni & açık rıza süreçlere göre doğru metin seti (herkese tek metin değil).
• ✓
  Yetki matrisi kim hangi personel belgesine erişebilir? log/iz bırakma prensibi.
• ✓
  Saklama-imha planı süre ve yöntem; işten ayrılan verisi ne kadar tutulur?
• ✓
  İhlal riskleri e-posta ile belge paylaşımı, WhatsApp evrak gönderimi gibi riskli alanlar için prosedür.

8) Denetim Hazırlığı (SGK / İş Müfettişi)

Denetim “geldiğinde” değil; her ay düzenli kayıtla yönetilir. Denetim klasörünü ve düzenini oluştururuz.

• ✓
  Denetim klasörü / dijital klasör hangi belge nerede, kim sorumlu, en son ne zaman güncellendi?
• ✓
  Risk noktaları fazla mesai ispatı, izin kayıtları, imza eksikleri, vardiya kayıt uyumu.
• ✓
  İç denetim kontrol listesi aylık/3 aylık periyotlarla kendi kendini denetleme modeli.

9) Raporlama & Yönetim Panosu (Basit ama Etkili)

İşverenin görmek istediği şey nettir: “kim, ne zaman, ne kadar, neden?”

• ✓
  Aylık puantaj özeti devamsızlık, mesai, izin günleri, vardiya sapmaları.
• ✓
  Personel hareket raporu işe giriş-çıkış, pozisyon değişimi, ücret/prim değişim notu.
• ✓
  İzin bakiyesi raporu devreden izin, planlanan izin, kritik bakiye uyarıları.
• ✓
  Disiplin/uyarı kayıtları düzenli ve ölçülü kayıt (opsiyonel).

Adım 1 — Keşif & Fotoğraf Çekimi

Mevcut evrak yapısı, puantaj akışı, izin sistemi, bordro yönteminiz, vardiyalar ve kritik risk alanları tespit edilir.

• 1
  Mevcut durum analizi (dağınık noktalar listelenir)
• 2
  Risk haritası (en hızlı kazanım alanları)

Adım 2 — Kurulum & Dokümantasyon

Şablonlar, kontrol listeleri, dosya düzeni, onay akışları ve görev dağılımları hazırlanır. “Kişiye bağlılık” azalır.

• 3
  Şablon seti (formlar, tutanaklar, listeler)
• 4
  Süreç akışları (kim, neyi, ne zaman)

Adım 3 — Eğitim & Sürdürülebilir Yönetim

Ekibe kısa eğitim + pilot ay uygulaması yapılır. Sonrasında isterseniz aylık dış kaynak yönetimiyle devam ederiz.

• 5
  Pilot ay (puantaj–izin–bordro ön hazırlık)
• 6
  Aylık kontrol (rapor + iyileştirme)