Personel dosyası (özlük dosyası), işverenin çalışanına ait tüm yasal ve idari belgeleri saklamakla yükümlü olduğu temel İK dokümanıdır. Eksik veya hatalı tutulan personel dosyaları, denetimlerde ciddi yaptırımlara yol açabilir.
Personel Dosyası Nedir?
Personel dosyası; çalışanın işe girişinden işten çıkışına kadar geçen sürede oluşan tüm belgelerin yer aldığı resmi dosyadır.
Personel Dosyasında Bulunması Zorunlu Belgeler
İş Kanunu ve ilgili mevzuata göre her çalışan için ayrı bir personel dosyası tutulmalıdır.
SGK ve Bordro Belgeleri
İşe giriş bildirgesi, ücret bordroları, izin kayıtları ve fazla mesai dokümanları dosyada eksiksiz yer almalıdır.
KVKK Kapsamında Personel Dosyası
Personel dosyaları kişisel veri içerdiği için KVKK kapsamında korunmalı, yetkisiz erişimlere karşı güvence altına alınmalıdır.
- İşe giriş bildirgesi
- İş sözleşmesi
- Kimlik fotokopisi
- Adli sicil kaydı
- İkametgah belgesi
- Ücret bordroları
- İzin ve fazla mesai kayıtları
- KVKK aydınlatma ve açık rıza metinleri